Oft bekommen wir die Frage, wie hybride Arbeit am besten funktioniert. Wir sagen: So, dass diese den Anforderungen der Mitarbeitenden in ihren jeweiligen Aufgaben und Situationen gerecht wird.  

In der hybriden Welt ist Individualisierung also wichtiger als je zuvor. Weil unterschiedliche Arbeitsorte, unterschiedliche Menschen und unterschiedliche Aufgaben unterschiedliche Herangehensweisen benötigen. Die große Herausforderung für bessere Ergebnisse und wirtschaftlichen Erfolg, egal ob im Office, remote oder hybrid, ist und bleibt Inklusion. Meinungen ermöglichen und Perspektiven einbinden, das schafft auch in remote Situationen echte Zusammenarbeit und verhindert Silo-Bildung und eine Losgelöstheit vom Unternehmen. 

Jedem Mitarbeitenden auch in hybriden Organisationen ein gleiches Erlebnis, Zugehörigkeitsgefühl, Anerkennung der Leistung und die gleichen Chancen auf Karriere und Weiterentwicklung zu gewährleisten, das sind ausschlaggebende Erfolgsfaktoren.  

Die Herausforderungen, die sich hier ergeben sind komplex. Noch komplexer werden sie, weil die meisten der Unternehmen maximal eine grobe Idee haben, wie in ihrer Organisation hybride Arbeit realisiert werden kann. Allerdings wird es in Zeiten der vierten Welle unausweichlich, dass Unternehmen konkret daran arbeiten, wie hybrid in ihrer Organisation funktionieren kann. 

Was ist eigentlich hybride Arbeit? 

Hybrides Arbeiten stellt die Kombinationsmöglichkeiten aus digitalen und analogen Orten und Tools in der Zusammenarbeit dar. Dabei werden beispielsweise in Meetings, Workshops oder Arbeitsphasen sowohl Präsenz- als auch digitale/virtuelle Formate kombiniert. 

Von hybriden Organisationen bzw. Teams sprechen wir, wenn ein Teil der Teammitglieder vor Ort und ein Teil remote, z.B. vom Home Office aus, zusammenarbeitet. 

Innerhalb hybrider Projektarbeit unterscheiden wir wiederum zwei unterschiedliche Situationen:

1. Seriell hybrid: Ein ganzes Projekt oder ein Programm ist hybrid. Das heißt, dass abgestimmte Präsenz- und Remote-Anteile innerhalb eines vorgegebenen Rahmens stattfinden.

2. Synchron hybrid: Beispielsweise ein Workshop oder Meeting ist hybrid. Das heißt, dass einige Teilnehmende in einem Raum und andere zeitgleich remote präsent sind. 

Welche Vorteile hat hybride Arbeit?

Hybrides Arbeiten ermöglicht das gezielte Ausschöpfen der Vorteile von Präsenz- und remote Formaten – sowohl für Arbeitgeber:innen als auch für Arbeitnehmer:innen. Der digitale und analoge Raum ist miteinander verschmolzen und befähigt uns zu einer besseren und individuelleren (Zusammen-)Arbeit. Bei synchron hybriden Meetings und Workshops stehen wir aktuell noch vor der Herausforderung, diese wirklich so zu gestalten, dass sie besser, bzw. genauso gut funktionieren, wie voll remote oder präsent. 

Folgende Vorteile von hybridem Arbeiten lassen sich festhalten:

1. Kollaboration & Inklusivität 
Teilnehmende und Expert:innen können ortsunabhängig an ko-kreativen Formaten sowie asynchronen (​​nicht synchronen, nicht gleichzeitig stattfindenden) Arbeitsphasen teilnehmen. Diese beiden Faktoren sind essenziell für erfolgreiche Meetings, so muss aber auch in einer hybriden Welt – noch mehr als in traditionellen Meetings – zwischen introvertierten und extrovertierten Menschen ausbalanciert werden und für alle Teilnehmenden ein gleiches Erlebnis entstehen.

2. Kreativität & Effizienz 
Die Kombination von Arbeitsformen ermöglicht bestmöglichen Raum für Kreativität und Kollaboration, vereint mit hoher Effizienz durch wegfallende bzw. reduzierte Reisekosten und -zeiten. Diese Effizienz sollte aber mit Achtsamkeit genutzt werden, beispielsweise durch individuelle Zeit und Zeit für Reflexion oder Lernen, anstelle von provozierter „Zoom-Müdigkeit“ durch immer mehr aufeinanderfolgende Meetings.

3. Adaptionsfähigkeit & Kontinuität 
Ein komplexes Umfeld bedarf agile Handlungsweisen. Hybride Projekte können flexibler denn je an die äußeren Umstände (beispielsweise Pandemie) und die innere Situation (beispielsweise Umstrukturierung) angepasst werden. Hier gilt es, die Möglichkeiten digitaler Tools sinnvoll auszuschöpfen und Bedarfe nach Präsenz oder remote (Zusammen-)Arbeit – je nach Ziel und Zweck – abzuwägen.

Welche Voraussetzungen braucht hybride Arbeit? 

Hybride Zusammenarbeit braucht auch gute technische, prozessuale und kulturelle Voraussetzungen und muss so aufgesetzt sein, dass diese auch alle Mitarbeitenden bzw. Teilnehmenden optimal nutzen können.  

Kultur: 

• Vertrauen in die Kompetenz der Mitarbeitenden und Zutrauen von Autonomie
• Klare und transparente Kommunikation und Informationsbereitstellung 
• Informellen Austausch ermöglichen durch virtuelle Kaffee-Dates oder gemeinsame Veranstaltungen (zum Beispiel mit jackbox.tv) 
• Achtsamkeit und gemeinsame Rituale einführen, um das Miteinander zu fördern und Menschen aus ihrem „Tunnel“ zu holen (etwa durch geführte Meditationen) 

Prozess: 

• Klare Regeln und Grenzen der Erreichbarkeit, die der Flexibilität einen Rahmen gibt 
• (Pre-)On- und Offboarding Prozesse, die den persönlichen Kontakt zu neuen wie alten Mitarbeitenden aufrechterhalten 

Lernen und Fähigkeiten: 

• Umfangreiche Befähigung der Teilnehmenden durch Schulungen und Einführungen in eingesetzte Tools 
• Professionelle Facilitation (Moderation) zur Sicherstellung des Prozesses und der methodischen Einbindung aller Beteiligten 
• Reflexion und voneinander lernen, um bestehende Konzepte weiterzuentwickeln 

Technik: 

• Moderne und zuverlässige Audio- & Video-Technik 
• Passende Tools für den hybriden Arbeitsraum (beispielsweise digitale Whiteboards als Arbeits- sowie Kommunikationsräume wie Miro, Mural, MS Teams), für den hybriden Austausch (etwa mit einer 360°-Videokonferenzkamera/-system wie die Meeting Owl) und ein virtuelles Zusammenkommen (zum Beispiel mit wonder.me)

Welche Anlässe und Formate gibt es für hybride Arbeit?

Wann hybrides Arbeiten den meisten Erfolg verspricht, ist abhängig von der Zielsetzung des Formates und ihrer Beschaffenheit (beispielsweise inhaltliche und emotionale Komplexität).  

Je nachdem ob eine Aufgabe für die Organisation beispielsweise neu und komplex oder einfach und standardisiert ist, kann die Art der Arbeitsweise als remote, hybrides oder persönliches Format vor Ort festgelegt werden:

• So kann konzeptionelle Einzelarbeit in einem strukturierten Umfeld sehr gut remote erledigt werden, wenn die digitale Infrastruktur und das passende Toolset vorhanden ist und die Person befähigt ist, diese optimal einzusetzen.  
• Innovationen und kreative Prozesse hingegen funktionieren im persönlichen Austausch und synchron besser, wenn ein gemeinsamer Arbeitsfluss entsteht. Dafür gilt es unterstützende Formate und Tools zu finden – im digitalen oder analogen Raum, mit digitalen oder analogen Hilfsmitteln – um der Kreativität freien Lauf zu lassen. Auch hier müssen die Mitarbeitenden entsprechend befähigt und vor allem technisch gut ausgestattet sein, um im remote oder hybriden Umfeld miteinander arbeiten zu können. 
• Bei einem Austausch, der eher emotional anspruchsvoll und beziehungsorientiert ist, ist genau abzuwägen, wie die digitalen und empathischen Fähigkeiten des/der Gesprächsführenden ausgeprägt sind, und wie die emotionale Situation des Gegenübers einzuordnen ist. Dementsprechend sind diese Termine eher kompliziert oder komplex und sollten angepasst an die individuelle Lage remote, hybrid oder persönlich vor Ort durchgeführt werden.  
  
  

Um also festzulegen, welche Anlässe und Formate für eine hybride Arbeit geeignet sind, haben wir ein “Hybrid Work Decision Model” entwickelt, anhand dessen Unternehmen durch verschiedene Fragen entscheiden können, welches Format sich für ihren Anlass eignet:

Als erste Entscheidungshilfe haben wir eine Auswahl an Formen der Zusammenarbeit und ihre Formate zusammengestellt. Jedoch sollten Unternehmen diese Vorschläge anhand ihrer eigenen Bedürfnisse anpassen. 

Wie kann hybrides Arbeiten konkret aussehen?

Anhand einiger Beispiele wollen wir aufzeigen, wie die Bausteine der Zusammenarbeit und der Einsatz von agilen Methoden und Werkzeugen in seriell-hybriden Formaten aussehen kann. 

Trotz dieser Aufteilung halten wir es für wichtig, jedes gemeinsame Zusammentreffen zu hinterfragen und den Mehrwert einer Anreise transparent zu diskutieren. Unabhängig von den derzeitigen Inzidenz-Zahlen haben wir einen maßgebenden Faktor, der auch in einer post-pandemischen Welt bleibt: Unsere Umwelt. Die Pandemie hat gezeigt, wie gut auch komplexere und neuartige Aufgaben in einem remote bzw. digitalen Format umgesetzt werden können. Wir plädieren dafür, dass wir auch weiterhin jede Reise, die mit Umweltbelastungen einhergeht, hinterfragen und insbesondere die notwendigen Voraussetzungen prüfen und schaffen, um hybride (Zusammen-)Arbeit letztlich auch zu ermöglichen.

Du bist dir unsicher, wo du und dein Unternehmen derzeit stehen und wie mit der zunehmend hybriden Situation umgegangen werden soll? Wir unterstützen dich gerne bei der Beantwortung von Fragen, wie:

• Vor welchen Herausforderungen stehst du und deine Organisation? 
• Wie ist die Organisation hinsichtlich Technik, Lernen, Kultur und Prozess aufgestellt? 
• Welche Ziele verfolgst du und die Organisation bei der hybriden (Zusammen-)Arbeit?

Wir freuen uns auf den Austausch: hello@zero360.de