Leadership

7 Tipps zur Führung virtueller Teams

Marian Kaufmann
August 12, 2020
4min Lesezeit

Vor zwei Jahren, vor meiner Zeit bei zero360, bekam ich die Chance, als Interim-CMO ein dezentrales Team zu unterstützen. Dezentral hieß in diesem Fall, dass das Team in 3 Zeitzonen und Kontinenten verteilt arbeitete. In dieser Zeit lernte ich mit den Herausforderungen umzugehen, die Remote Arbeit mit sich bringt. In der heutigen Zeit, in welcher Home-Office zum ständigen Arbeitsraum wird, möchte ich meine Erkenntnisse gerne teilen. Hier sind 7 Tipps, die sich für mein Team bewährt haben.

1. Proaktiv mit Frustration umgehen

Technologie können wir bewusst steuern.

Auch wenn wir heute viele Möglichkeiten haben, miteinander digital zu kommunizieren und unsere Projekte zu strukturieren, funktionieren die Werkzeuge nicht immer verlässlich. Je schwieriger es wird und je öfter eine Video-Konferenz unterbrochen wird, desto größer wird die Frustration bei allen Beteiligten. Wichtig ist, dass sich dieser Frust nicht auf unsere Stimmung auswirkt. Bewusst zu verstehen, warum etwas technisch nicht funktioniert und vorausschauend Lösungen zu entwickeln, ist ein Weg, um Frustration bewusst zu vermeiden oder in einen anderen Bereich als das Tagesgeschäft zu verlagern. Proaktiv heißt aber auch, dass jeder, der sich der digitalen Werkzeuge bedient, vorausschauend plant und im Zweifel prüft, ob etwas (nicht) funktioniert. Ein Beispiel ist frühes Einwählen in Konferenz-Meetings, um Screensharing und weitere Funktionen zu prüfen. Dies hilft, damit die Frustration sich nicht auf das gesamte Team ausweitet. Als Team Lead helfen Stimmungschecks am Anfang und am Ende des Tages, um ein Gefühl dafür zu bekommen welche Frustrationen oder Konflikte im Team entstehen. In den meisten Fällen können diese schnell gelöst werden.

2. Empathisch und kontextbezogen kommunizieren

Digitale Kommunikation ist nicht gleichzusetzen mit persönlicher Kommunikation im gleichen Raum.

Wenn wir digital kommunizieren, können wir nicht auf alle Sinne und Möglichkeiten zurückgreifen, um unser Gegenüber zu verstehen. Empathie, die uns hilft andere Menschen und ihre Botschaften zu begreifen, wird in digitalen Kommunikationsformen erschwert. Ein Beispiel hierfür ist der Text-Chat. Dieser Kanal bietet viel Raum für Interpretation von Aussagen, da oft kurz und spontan kommuniziert wird. Dies kann in einzelnen Fällen zu Missverständnissen führen. Daher empfehle ich, auf allen digitalen Kanälen empathisch und kontextbezogen zu kommunizieren. In Führungsrollen heißt das konkret folgende Fragen vorab reflektiert zu haben: 1) Worum geht es? 2) Warum brauche ich Unterstützung? 3) Wie und wann kann (realistisch) mit Unterstützung gerechnet werden? Wenn wir uns vorher überlegen, was der andere an Informationen braucht, um mich zu verstehen, ersparen wir uns nachträgliche Erklärungen und Einordnungen der eigenen Aussagen.

3. Zu Achtsamkeit befähigen

Das Home-Office ist Oase und Tristesse zugleich.

Auch wenn ich in meinem gewohnten Umfeld bin, kommen im Remote-Arbeitsalltag Erholungspausen oft zu kurz. Eine Studie der Universität Stanford hat belegt, dass Menschen im Home-Office etwa 13% produktiver sind. Dies ist auf erhöhten Fokus und weniger Pausen zurückzuführen. Auch bei meinem Team konnte ich diese Überlastung sehen und wollte darauf regieren. Für mich sind zwei Leadership-Maßnahmen entscheidend geworden: 1) Achtsamkeit muss erlernt werden und als wichtiger Wert anerkannt werden. Als Führungskraft gehe ich als gutes Beispiel voran und teile offen, wie ich bewusst meinen Tag organisiere und proaktiv Erholungspausen einrichte. 2) Offene Anerkennung und transparente Erwartungen helfen dabei, dass jeder versteht, was die täglichen Aufgaben und Ziele sind. Um hier Klarheit zu schaffen, hilft das Definition-of-done Framework aus dem SCRUM Werkzeugkasten.

4. Erwartungen explizit machen

Ich verstehe dich, verstehst du mich?

Wenn wir von Erwartungen sprechen, dann sind dies Erwartungen, die wir an uns selber haben, die das Team an die Führung und die das Team an jeden Einzelnen stellt. Besondere Erwartungen werden im Allgemeinen an die Kommunikation gestellt. Leider sind diese Erwartungen oft implizit und werden selten offen geäußert. Ein Beispiel ist die Nutzung von Kommunikationskanälen und die Erwartung, bis wann eine Rückmeldung zu erfolgen hat. York Scheunemann von Google und Beat Bühlmann von Evernote schlagen vor, dass Remote-Teams eine Kommunikations-Chartaentwickeln sollten, in der geregelt ist, welche Erwartungen wir als Team an uns stellen. Diese Erwartungen zeigen sich in kleinen Dingen, wie beispielsweise wie zügig wir auf E-Mails antworten wollen, wie wir Meetings organisieren oder ob wir Video-Konferenzen mit eingeschalteter Kamera machen. Weitere Punkte können sein, wie wir unsere Kalender oder Messaging-Plattformen pflegen, damit jeder genau weiß, wann die Kollegen erreichbar sind.

5. Arbeitsmodus für Kollaboration definieren

Auch Remote-Teams Teams leben von Kollaboration.

Besonders für uns als Innovationsberatung ist Ko-Kreation eine der wichtigsten Arbeitsweisen, um schnell zu wertvollen Ideen zu kommen. Es kommt oft vor, dass wir uns spontan vor einem Whiteboard wiederfinden und anfangen Ideen zu entwickeln. Was im gemeinsamen Miteinander natürlich wirkt, braucht im digitalen Raum einen anderen Rahmen. Wir müssen uns klar und bewusst machen, wie wir zusammenkommen und was wir brauchen, um im jeweiligen Arbeitsmodus gute Ergebnisse zu entwickeln. Beispiele für Arbeitsmodi sind Brainstorming, Synthese, Priorisierung oder Dokumentation. Wichtig ist auch zu definieren welcher virtuelle Arbeitsmodus eine direkte Kommunikation braucht. Ich habe bei Arbeitsblöcken, die teilweise parallel selbständig bearbeitet werden, oft eine Sprachkommunikation digital aufrechterhalten, um kurze Zwischenfragen und ein Gefühl der gemeinsamen Arbeit zuzulassen. Dies hat dem Team oft geholfen, seltener in Feedbackschleifen zu arbeiten.

6. Meeting Purpose und Social Bonding etablieren

Meetings im digitalen Raum sind für Remote-Teams enorm wichtig.

Sie dienen zur Abstimmung, aber auch dazu, als Team zusammenzukommen und sich als Teil einer größeren Gruppe zu fühlen und nicht als isolierter Einzelkämpfer. Ich habe beobachtet, dass es einfacher ist, den “Meeting Purpose” bewusst zu benennen und fachlichen und inhaltlichen Abstimmungen einen bewussten Rahmen zu geben. Generell gilt es, Meetings in Remote-Teams bedarfsgerecht zu organisieren, um eine gewisse natürliche Dynamik zu erhalten und jedem den Freiraum zu geben, seinen Tagesablauf individuell zu organisieren. Social Bonding kann für Remote-Teams ein gemeinsames Bier oder Mittagessen sein — hier sollte der Kreativität keine Grenzen gesetzt sein. Wichtig ist, dass es nicht erzwungen wird, sondern sich natürlich aus den Bedürfnissen jedes Einzelnen entwickelt.

7. Klare Verantwortungen für Projektstrukturen vergeben

Wo stehen wir, wo wollen wir hin?

Als letzten wichtigen Punkt sehe ich den Aufbau und die Pflege von einer Wahrheit für alle. Durch transparentes Projektmanagement weiß jeder, wo die Dinge gerade stehen und bis wann bestimmte Themen erledigt sein müssen. Idealerweise arbeiten Remote-Teams iterativ in Sprints und nutzen digitale Tools um ihren Backlog und die Projektpipeline immer im Blick zu behalten. Für mich in einer Führungsrolle, war es immer selbstverständlich, dass die Verantwortung für die Pflege der Tools auch bei mir liegt.

Jede/r der/die ein virtuelles Team führt, muss sich genau überlegen welche Werte die Zusammenarbeit prägen sollen. Die eigene Rolle ergibt sich dann aus diesen Werten und kann wie zum Beispiel an diesen sieben Leitmotiven orientiert werden. Es gibt viele weitere Motive und kreative Möglichkeiten auf die Herausforderungen von virtuellen Teams einzugehen.

verfasst von:

Marian Kaufmann

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