Vor drei Jahren, vor meiner Zeit bei zero360, bekam ich die Chance, als Interim-CMO ein dezentrales Team zu unterstützen. Dezentral hieß in diesem Fall, dass das Team in drei Zeitzonen und Kontinenten verteilt arbeitete. In dieser Zeit lernte ich mit den Herausforderungen umzugehen, die hybride Arbeit mit sich bringt. In der heutigen Zeit, in welcher viele Unternehmen zwischen Home-Office und Office jonglieren, möchte ich meine Erkenntnisse zur Führung hybrider Teams gerne teilen. Hier sind 7 Tipps, die sich für mein Team bewährt haben.

1. Proaktiv mit Frustration umgehen

Technologie können wir bewusst steuern.

Auch wenn wir in den letzten Monaten gelernt haben miteinander digital zu kommunizieren, sind gute Tools kein Garant für gute Kommunikation. Je öfter eine Video-Konferenz unterbrochen wird und je höher die Meeting-Frequenz ist, desto größer wird die Frustration bei allen Beteiligten. Wichtig ist, dass sich dieser Frust nicht auf die Stimmung auswirkt. Zu verstehen, warum etwas nicht funktioniert – ob technisch oder zwischenmenschlich – und vorausschauend Lösungen zu entwickeln, ist ein Weg, um Frustration bewusst zu vermeiden oder in einen anderen Bereich als das Tagesgeschäft zu verlagern. Proaktiv heißt aber auch, dass jeder, der sich digitaler Werkzeuge bedient, vorausschauend plant und im Zweifel prüft, ob etwas (nicht) funktioniert. Ein Beispiel ist frühes Einwählen in Konferenz-Meetings, um Screensharing und weitere Funktionen zu prüfen. Aber auch der Vorabtest, ob bei hybriden Meetings alle vor Ort Teilnehmenden auch digital gut verstanden werden. Dies hilft, dass die Frustration sich nicht auf das gesamte Team ausweitet. Als Team Lead helfen Stimmungschecks am Anfang und am Ende des Tages, um ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Frustrationen oder Konflikte im Team entstehen. In den meisten Fällen können diese schnell gelöst werden.

2. Empathisch und kontextbezogen kommunizieren

Digitale Kommunikation ist nicht gleichzusetzen mit persönlicher Kommunikation im gleichen Raum.

Wenn wir digital kommunizieren, können wir nicht auf alle Sinne und Möglichkeiten zurückgreifen, um unser Gegenüber zu verstehen. Empathie, die uns hilft andere Menschen, ihre Situation und Botschaften zu begreifen, wird in digitalen Kommunikationsformen erschwert. So fällt es Teammitgliedern in hybriden Arbeitsmodellen häufig schwer, in Meetings den richtigen Zeitpunkt für Rückfragen abzupassen. Führungskräfte müssen hier proaktiv gegensteuern und auch in Routinen die Rolle eines/einer Moderators/Moderatorin übernehmen. Ein weiteres Beispiel ist der Text-Chat. Dieser Kanal bietet viel Raum für Interpretation von Aussagen, da oft kurz und spontan kommuniziert wird. Dies kann in einzelnen Fällen zu Missverständnissen führen. Daher empfehle ich, auf allen digitalen Kanälen empathisch und kontextbezogen zu kommunizieren. In Führungsrollen heißt das konkret folgende Fragen vorab reflektiert zu haben:

• Worum geht es?
• Warum ist es wichtig?
• Wie und wann werden (realistisch) Ergebnisse erwartet?

Wenn wir uns vorher überlegen, was die andere Person an Informationen braucht, um mich zu verstehen, ersparen wir uns nachträgliche Erklärungen und Einordnungen der eigenen Aussagen.

3. Die neue Normalität normal machen

Der Fokus liegt auf der Arbeit und nicht auf dem Arbeitsort

Wo sind meine Team-Mitglieder heute? Läuft der Informationsfluss einwandfrei? Fühlen sich alle Mitarbeitenden weiterhin als wichtiges Teil des Teams? Bestehen Vorbehalte bezüglich der Leistungsfähigkeit von remote arbeitenden Personen? Diese und weitere Fragen müssen geklärt werden, um ein zufriedenes und gut funktionierendes Team aufzubauen.

Als Führungskraft gehe ich als gutes Beispiel voran und teile offen, wie ich bewusst meinen Tag organisiere, Austausch mit Kolleg:innen integriere und proaktiv Erholungspausen einrichte. Offene Anerkennung und transparente Erwartungen helfen dabei, dass jeder versteht, was die täglichen Aufgaben und Ziele sind – unabhängig vom Arbeitsort. Um hier Klarheit zu schaffen, hilft das Definition of Done (DoD) Framework aus dem SCRUM-Werkzeugkasten.

4. Erwartungen explizit machen

Ich verstehe dich, verstehst du mich?

Wenn wir von Erwartungen sprechen, dann sind dies Erwartungen, die wir an uns selbst haben, die das Team an die Führung und die das Team an jeden Einzelnen stellt. Besondere Erwartungen werden im Allgemeinen an die Kommunikation gestellt. Leider sind diese Erwartungen oft implizit und werden selten offen geäußert. Ein Beispiel ist die Nutzung von Kommunikationskanälen und die Erwartung, bis wann eine Rückmeldung zu erfolgen hat. York Scheunemann von Google und Beat Bühlmann von Evernote schlagen vor, dass hybride Teams eine Kommunikations-Charta entwickeln sollten, in der geregelt ist, welche Erwartungen wir als Team an uns stellen. Diese Erwartungen zeigen sich in kleinen Dingen, wie beispielsweise wie zügig wir auf E-Mails antworten wollen, wie wir Meetings organisieren oder ob wir Video-Konferenzen mit eingeschalteter Kamera machen. Weitere Punkte können sein, wie wir unsere Kalender oder Messaging-Plattformen pflegen, damit jeder genau weiß, wann die Kollegen erreichbar sind.

5. Arbeitsmodus für Kollaboration definieren

Besonders hybride Teams leben von Kollaboration.

Besonders für uns als Innovationsberatung ist Ko-Kreation eine der wichtigsten Arbeitsweisen, um schnell zu wertvollen Ideen zu kommen. Es kommt oft vor, dass wir uns spontan vor einem Whiteboard wiederfinden und anfangen Ideen zu entwickeln. Was im gemeinsamen Miteinander natürlich wirkt, braucht im digitalen Raum einen anderen Rahmen. Wir müssen uns klar und bewusst machen, wie wir zusammenkommen und was wir brauchen, um im jeweiligen Arbeitsmodus gute Ergebnisse zu entwickeln. Beispiele für Arbeitsmodi sind Brainstorming, Synthese, Priorisierung oder Dokumentation. Wichtig ist auch zu definieren, welcher virtuelle Arbeitsmodus eine direkte Kommunikation braucht. Ich habe bei Arbeitsblöcken, die teilweise parallel selbständig bearbeitet werden, oft eine Sprachkommunikation digital aufrechterhalten, um kurze Zwischenfragen und ein Gefühl der gemeinsamen Arbeit zuzulassen. Dies hat dem Team oft geholfen, seltener in Feedbackschleifen zu arbeiten.

6. Meeting Purpose und Social Bonding etablieren

Meetings im digitalen Raum sind für hybride Teams enorm wichtig.

Sie dienen zur Abstimmung, aber auch dazu, als Team zusammenzukommen und sich als Teil einer größeren Gruppe zu fühlen und nicht als isolierter Einzelkämpfer. Ich habe beobachtet, dass es einfacher ist, den „Meeting Purpose“ bewusst zu benennen und fachlichen sowie inhaltlichen Abstimmungen einen bewussten Rahmen zu geben. Generell gilt es, Meetings in hybriden Teams bedarfsgerecht zu organisieren, um eine gewisse natürliche Dynamik zu erhalten und jeder Person den Freiraum zu geben, den individuellen Tagesablauf zu organisieren. Social Bonding kann für Hybride-Teams ein gemeinsames Bier oder Mittagessen sein — hier sollte der Kreativität keine Grenzen gesetzt sein. Wichtig ist, dass es nicht erzwungen wird, sondern sich natürlich aus den Bedürfnissen jedes Einzelnen entwickelt.

7. Klare Verantwortungen für Projektstrukturen vergeben

Wo stehen wir, wo wollen wir hin?

Als letzten wichtigen Punkt sehe ich den Aufbau und die Pflege von einer Wahrheit für alle. Durch transparentes Projektmanagement weiß jede Person, wo die Dinge gerade stehen und bis wann bestimmte Themen erledigt sein müssen. Idealerweise arbeiten hybride Teams iterativ in Sprints und nutzen digitale Tools, um ihren Backlog und die Projektpipeline immer im Blick zu behalten. Für mich, in einer Führungsrolle, war es immer selbstverständlich, dass die Verantwortung für die Pflege der Tools auch bei mir liegt.

Jede/r der/die ein hybrides Team führt, muss sich genau überlegen welche Werte die Zusammenarbeit prägen sollen. Die eigene Rolle ergibt sich dann aus diesen Werten und kann wie zum Beispiel an diesen sieben Leitmotiven orientiert werden. Es gibt viele weitere Motive und kreative Möglichkeiten auf die Herausforderungen von hybriden Teams einzugehen.

Du hast Fragen zum Thema Leadership oder Organisationsentwicklung? Dann helfen wir dir gerne weiter: hello@zero360.de. 

Bei einem gemeinsamen Gespräch berichten wir gerne mehr über uns und unsere Leistungen.