In unserer „Remote Work“-Serie haben wir in den zwei vorhergehenden Beiträgen am eigenen Beispiel gezeigt, mit welchen Fragen, Werkzeugen und Formaten passgenaue Remote Konzepte für Organisationen entwickelt werden können. Abschließend wollen wir mit diesem Beitrag einen Einblick in unser Pilotprojekt „Remote Future“ als Ergebnis unseres Prozesses und als ein mögliches Beispiel geben. Wir zeigen, welchen Rahmen wir für unsere zukünftige Zusammenarbeit gesetzt haben, welche Herausforderungen wir sehen und wie wir als Team damit umgehen.

Im Rahmen einer Umfrage zum Thema Remote Work haben wir die individuellen Bedürfnisse und Herausforderungen des Teams erfasst und auf dieser Basis einen ersten Prototypen der zukünftigen Zusammenarbeit abgeleitet. Zwei aus den Interviews abgeleitete Ziele waren für die Entwicklung unserer Remote Future@zero360 richtunggebend:

1. Wir schaffen die umfassende Anwesenheitspflicht ab.

2. Wir führen Kernarbeitszeiten ein, die es ermöglichen besser entsprechend des eigenen Biorhythmus zu arbeiten.

Wie passt diese Flexibilität zum Geschäftsmodell einer Transformations­beratung?

Dazu eines vorweg: Wir sind und bleiben für Organisationen Partner*innen mit Herz und Seele. Die Arbeit mit unseren Kund*innen und deren Bedürfnisse bleiben der Fokus unserer Arbeit.

Daran werden wir nichts ändern.

Wie also können wir eine „umfassende“ Anwesenheitspflicht abschaffen und dennoch sicherstellen, dass dies für unsere Kund*innen keine Einschränkung bedeutet? Und wie gehen wir mit teils individuellen Herausforderungen unserer Mitarbeitenden um? Wir haben unter anderem 3 zentrale Fragen ausgewählt, die diese und weitere Herausforderungen von Remote Work adressieren, und diese gemeinsam im Team bearbeitet.

Frage 1: Wie können wir unter Berücksichtigung bestehender Stundenmodelle und Kundenbedarfe, individuelle Bedürfnisse (wie bspw. Biorhythmus) besser berücksichtigen?

Hintergrund: Mit der Abschaffung einer umfassenden Anwesenheitspflicht müssen wir auch das Thema Arbeitszeit neu denken. Um einen flexibleren Rahmen für Mitarbeitende ohne Beeinträchtigung der Zusammenarbeit mit Kund*innen zu schaffen, haben wir uns für ein Kernarbeitszeitmodel entschieden. Es wird auch zukünftig einen festen im Zeitraum geben, in dem das gesamte Team erreichbar ist und arbeitet. Die darüberhinaus gehende Arbeitszeit teilt jede/r Kolleg*in je nach Stundenmodell und unter Berücksichtigung des Arbeitszeitgesetzes individuell und in Abstimmung mit dem Team und laufenden Projekten ein.

Lösungsansatz: Wir schaffen über die Kernarbeitszeit hinsichtlich des eigenen Biorhythmus bei gleichbleibendem Service für Kund*innen zumindest einen kleinen Schritt Richtung individueller Tagesgestaltung. Weiterführende Schritte sind die Sicherstellung von Tandems auf Projekt- und Account-Themen. Wie bei allen Maßnahmen testen wir unsere Annahme jetzt im Tagesgeschäft und checken gemeinsam mit dem Team zum Ende des Jahres wieder ein, um bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Frage 2: Wie können wir die Abgrenzung zwischen Privat und Arbeit stärken?

Hintergrund: Remote Arbeit führt in vielen Fällen zu mehr Arbeit aus dem Home Office. Die Grenze zwischen Arbeit und Privaten verläuft hier schnell fließend. Wir suchen gemeinsam nach Wegen eine gesunde Abgrenzung sicherzustellen.

Lösungsansatz: Grenzen ziehen, eigenen Rituale finden und diese dann auch durchzuziehen, kann mühsam und frustrierend sein. Um das Team dabei zu unterstützen, sammeln wir extern und intern Tools, Tipps und Inspiration und stellen diese laufend aktualisiert allen Mitarbeiter*innen zur Verfügung.

Frage 3: Wie können wir fachlichen Austausch und Feedback in einem Remote Work Kontext sicherstellen?

Hintergrund: Die letzten Monate im Remote Modus haben gezeigt, dass ein informeller Austausch ohne physische Anwesenheit nur bedingt abbildbar ist. Es fehlen bisher virtuelle Pendants zum spontanen Einchecken, schnellen gegenseitigen Feedbacks und Möglichkeiten des gemeinsamen Schärfens von Ideen „in der Kaffeeküche“.

Lösungsansatz: Wir übersetzen Coffee Talks in den virtuellen Raum. Über einen eigenen Slack Channel zeigen Kolleg*innen an, wann sie gerade für einen Moment Zeit für einen offenen, informellen Austausch haben und checken im durchgehend geöffneten Videochat ein. Zusätzlich tüfteln wir im Hintergrund an einem Sparring Wheel, welches je nach Verfügbarkeit und Kompetenzen der Kolleg*innen einen Sparring Partner auswählt, um spontanen Austausch und auch Feedback im Remote Work Kontext zu unterstützen.

Wie geht es weiter?

Wir haben zu weiteren Umsetzung eine Roadmap mit allen Unterthemen unserer Future Remote Work abgeleitet. Das gesamte Team hat eine Übersicht, wer an welchen Themen arbeitet, welche Themen priorisiert bearbeitet werden und mit welchen Deadlines. So kann auch jede/r Mitarbeitende jederzeit Input zu den einzelnen Teilprojekten geben und sich einbringen. Alle Aufgaben sind in Asana hinterlegt. Je nach Tool-Set funktioniert das natürlich auch mit anderen Projektmanagementlösungen.

Rahmen

Eine Neuausrichtung zentraler Bausteine der Zusammenarbeit, intern und mit Kund*innen, vor allen Dingen die erhöhte Flexibilität der Mitarbeitenden, bedarf unter Umständen auch einer Anpassung der vertraglichen Regelungen. Um einen sauberen rechtlichen Rahmen zu schaffen, sind wir alle Punkte mit Arbeitsrechtsexperten durchgegangen und haben eine Zusatzvereinbarung für das gemeinsam erarbeitete Remote Konzept formulieren lassen. Darin enthalten sind unter anderem Punkte wie die Ausstattung im Home Office, Regelungen bezüglich Arbeit aus dem Ausland, arbeitsrechtliche Hinweise zum Thema Arbeitszeiten etc.

Des Weiteren machen wir uns Gedanken über die potentielle Umgestaltung von Büroflächen. Welche neuen Bedürfnissen, z.B. als Remote Workshop Location oder Rückzugsmöglichkeit aus dem Home Office müssen wir zukünftig mit berücksichtigen?

Zusammenarbeit und Steuerung im Remote Konzept

Darüber hinaus sind im Rahmen der Neuausrichtung des Arbeitskonzepts eine Reihe weiterer Aspekte in der Zusammenarbeit und der Steuerung einer Organisation zu berücksichtigen, nicht zuletzt der Einfluss auf die Unternehmens- bzw. Teamkultur. Diese Aspekte sind weiterer zentraler Baustein unseres Prototypen.

Vision & Strategie

• Gut durch die Krise zu kommen ist ein starkes gemeinsames Ziel, jedoch keine Vision für eine Organisation. Was inspiriert das Team auch im neuen Kontext der Zusammenarbeit? Welchen Einfluss hat die Krise auf unsere Ausrichtung? Und wie gehen wir unternehmerisch damit um?
• Die Krise sollte auch Momentum sein, Vision und Strategie der eigenen Organisation abzuklopfen und bei Bedarf zu schärfen oder neu aufzustellen.

Kommunikation

• Transparenz schaffen wir über Kommunikation. Gerade mit steigendem Remote Anteil ist eine gut organisierte interne Kommunikation unerlässlich.
• Neben kontinuierlicher Information ins Team ist es wichtig, Raum für Feedback einzuplanen und dieses auch sicherzustellen.
• Vergesst als Team nicht, euch und eure Arbeit auch remote zu feiern. Rituale auf Team- und / oder Organisationsebene, sollten die gemeinsame und gegenseitige Wertschätzung der geleisteten Arbeit berücksichtigen. In unserem Fall feiern wir unsere Arbeit als Team u.a. in unseren Monday Morning Checkins oder im wöchentlichen Team Jam.
• Zeit ist ein kostbares Gut und sollte wertgeschätzt werden. In unserem Fall heißt das u.a. keine Meetings ohne Agenda einberufen und sicherstellen, dass alle Teilnehmenden wissen, warum sie dabei sind.

Teamgefühl

• Ohne Wir-Gefühl kein gutes Team und ohne gutes Team kein gutes Teamwork. Schritt Nummer eins ist daher: Rituale auch im remote Kontext pflegen und dort, wo sie virtuell nicht abbildbar sind, neue Rituale etablieren.
• Wir wollen die allgemeine Teilhabe aller zeronaut*innen, gegenseitiges Vertrauen und Unterstützung auch im neuen Kontext sicherstellen. Sie sind fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur.

Gesundheit

• Um die Gesundheit der Kolleg*innen auch im Remote Kontext sicherzustellen und z.B. Anleitungen zur Achtsamkeit zu geben, erarbeiten wir Empfehlungen zur Gesundheitsförderung im Home Office, dazu zählen die Aufklärung der Arbeitssicherheit, des richtigen Abstands zwischen Sitzfläche und Bildschirm, Rückenübungen, aber auch Angebote zu individueller Stressprävention, Sport und Meditation.

Wissenstransfer

• Mit dem gleichbleibenden Ziel, Wissen von allen für alle verfügbar zu machen und einen Austausch vereinfachen, auch unter den neuen Bedingungen, bauen wir unser Wissenstransfer Konzept weiter aus. Ob Intranet, Unternehmenswiki oder Social Collaboration Plattform, alle firmenrelevanten Informationen sind aktuell, transparent und einfach zu finden.

Prozesse & Ressourcen

• Gute Zusammenarbeit im Remote Kontext erfordert, noch stärker als bisher, ein gutes Projektmanagement. Wir ersetzen nicht alles „Alte“. Wo erforderlich schärfen wir unsere Prozesse oder passen diese an. Unsere Tool-Set an dieser Stelle aktuell: Hubspot und Asana.
• Die Vorbereitung von Remote Formaten benötigt Zeit, in unserer Erfahrung mehr Zeit als bei klassisch analogen Formaten. Dies sollte bei der Projekt- und Ressourcenplanung berücksichtigt werden.

IT: Ausstattung & Sicherheit

• Um Datensicherheit auch im Remote Kontext zu gewährleisten, prüft eine interne Taskforce fortlaufend eventuell erforderliche Anpassungen unserer Infrastruktur.
• Vor der Einführung neuer Tools werden diese im Team sowohl auf Kompatibilität und gemeinsam mit Expert*innen auch auf Sicherheit, DSGVO und Compliance getestet.
• Interne IT-Expert*innen stehen dem Team auch im Home Office als IT Support zur Verfügung.

Vielleicht hat dir unsere Reihe im Umgang mit den neuen Anforderungen an die gemeinsame Arbeit mit Kolleg*innen und Kund*innen weitergeholfen und die eine oder andere nützliche Inspiration gegeben. Alle dargelegten Schritte und Empfehlungen basieren auf unseren eigenen Erfahrungen auf dem Weg zu einem neuen Arbeitskonzept in einem Remote Kontext. Wir sind mitten in der Umsetzung. Wir testen im Alltag, was wir gemeinsam erarbeitet haben und überprüfen kontinuierlich, ob unsere Lösungen die gesetzten Ziele auch erreichen. Was nicht passt, wird neu oder weitergedacht, gemeinsam, in Einbeziehung aller Beteiligten. Für eine gemeinsame Zukunft.

Du suchst nach Unterstützung oder konkreter Hilfe bei der Entwicklung und Umsetzung eines Remote Work Konzepts, möglicher Prototypen und Roadmaps? Wir stehen zu deiner Verfügung: hello@zero360.de