Im letzten halben Jahr musste sich notgedrungen jedes Unternehmen mit dem Thema Remote Work auseinandersetzen. Die einen waren bereits gut vorbereitet, die anderen hatten mit den ad hoc Veränderungen stark zu kämpfen. Egal mit welchen Voraussetzungen, im Laufe der Zeit wurde klar: Remote Work zeigt bestehende Lücken im Unternehmen auf, kann jedoch mit dem richtigen Konzept zur Steigerung der Produktivität beitragen und liefert einen echten Mehrwert für die Mitarbeiter*innen und das Unternehmen. Wir alle haben nun die Chance die erlebten Veränderungen nachhaltig zu gestalten.

Wir bei zero360 haben uns das Ziel gesetzt, zu agieren, statt zu reagieren. Dies tun wir, indem wir uns mit der Zukunft der Remote Work auseinandersetzen und ein für unsere Bedürfnisse zugeschnittenes Konzept erstellen. Ein solches Konzept ist ein lebendiger agiler Organismus, der sich stets weiterentwickeln und den äußeren Umständen anpassen muss. Damit wird deutlich, es gibt nicht DIE eine richtige Lösung. Jedes Unternehmen muss sich der Herausforderung individuell stellen.

Wir predigen nicht nur Nutzerzentrierung, wir leben es auch nach innen. Dazu gehört, dass wir versuchen zu verstehen, welche Schmerzpunkte und oder Bedürfnisse es aus Sicht der Mitarbeiter*innen im Remote Kontext gibt. Basierend darauf arbeiten wir anschließend gemeinsam ein Remote Konzept aus.

Um unsere eigenen Bedürfnisse zu verstehen, haben wir im ersten Schritt eine Umfrage durchgeführt — ein Vorgehen, das wir auch Dir empfehlen können. Deshalb wollen wir Dir hier die Fragen zeigen, die wir uns zurzeit stellen.

Wir bei zero360 haben die Fragen in die Themenbereiche „Rahmen, Management und Rituale“ aufgeteilt — und bei der Umfrage auf eine Mischung aus offenen und geschlossenen Fragen geachtet, um möglichst detaillierte Ansichten und Informationen zu erhalten.

Der Rahmen des Remote Konzepts

Jedes Remote Konzept benötigt einen Rahmen, welcher Regeln und Strukturen umfasst. Uns war es dabei wichtig zu erfahren, wie und in welcher Form sich unsere zeronaut*innen die zukünftige Arbeit bei zero360 vorstellen.

Dabei ergaben sich folgende Fragen:

Welche Bedeutung hat das Büro?

Wir wollen verstehen, was der Anreiz von jedes Einzelnen ist, wieder vom Büro heraus zu arbeiten. Wenn Du die Motivation Deiner Mitarbeiter*innen verstehst, kannst Du somit schon den Grundstein Deines Konzepts erstellen.

An wie vielen Tagen?

In welcher Regelmäßigkeit?

Mit welcher Flexibilität?

Die DNA der Remote Work ist die Flexibilität, die wir natürlich leben wollen, dennoch sind wir überzeugt, dass jede Flexibilität Strukturen benötigt. Die Fragen werden Dir zeigen, ob Du dich mit dem Thema Abschaffung der Anwesenheitspflicht oder aber mit einem festen zwei Tage Büro, drei Tage Home Office Konzept auseinandersetzen solltest.

Funktioniert das Internet im Home Office zufriedenstellend?

Welche Einrichtungsgegenstände würden das Arbeiten im Home Office erleichtern?

Wie muss das Büro den neuen Bedarfen entsprechend angepasst werden?

Zu Beginn mussten wir mit den Gegebenheiten des privaten Internets zurechtkommen. Doch mittlerweile ist es uns wichtig, auch Mitarbeiter*innen darin zu unterstützen, ihr Netz zu Hause auszubauen. Des Weiteren legen wir Wert darauf, die Einrichtung der zeronaut*innen zu verbessern, und wollen somit wissen, woran es ihnen fehlt. Durch die vermehrte Anzahl der virtuellen unternehmerischen Begegnungen sind wir uns bewusst, dass wir den Raum Büro neu umdenken müssen. Dir wird es wohl ähnlich gehen, vielleicht brauchst Du nicht mehr so viele Arbeitsplätze, vielleicht benötigst Du mehr Meeting Boxen — befrage Deine Mitarbeiter*innen, denn sie haben definitiv eine Meinung dazu.

Wann arbeitet ihr am liebsten, wann am effektivsten?

Welche Kernarbeitszeiten ermöglichen uns einen guten Austausch?

Benötigen wir Antwortzeitspannen für die jeweiligen Kommunikationskanäle?

Wie können wir gewährleisten, dass neben größtmöglicher individueller Flexibilität, Meetings und fachlicher Austausch im Team und gemeinsam mit Kund*innen ohne Irritationen stattfinden können? Wir wollen zudem erfahren, wie sich unsere zeronaut*innen den Rahmen der virtuellen Kommunikation vorstellen.

Management und virtuelles Miteinander

Die Kategorie Management legt offen, WIE wir miteinander arbeiten wollen.

Wir sind uns bewusst, dass eine Remote-Zukunft Veränderungen in Management und Führung mit sich bringt. Empathie, Vertrauen, Teilhabe und Kommunikation haben einen stärkeren Fokus und müssen zum Teil neu definiert werden. Wir wollen die Bedürfnisse des Teams auch in diesem Punkt aufnehmen und stellen dabei unter anderem die folgenden Fragen.

Was bedeutet Gemeinschaft für das Team?

Wie lässt sich dieses Gemeinschaftsgefühl auf die Remote-Situation übersetzen?

Mit welchen Instrumenten lässt sich das soziale Miteinander im Remote-Kontext fördern?

Viele Firmen haben in den letzten Wochen erlebt, dass sich die Teamkultur verändert hat. Ein kurzes Gespräch während der Kaffeepause oder ein gemeinsames Mittagessen sind in der bisherigen Form häufig nicht mehr möglich. Welchen Stellenwert hat Teamkultur und ist es möglich sie im Remote Kontext zu pflegen, sie weiterzuführen und wenn ja, in welcher Form?

Wie kommuniziert man miteinander, wenn wir individuelle Bedürfnisse (Biorhythmus) berücksichtigen wollen?

Welche Meetings brauchen welche Struktur?

Welche Form der Kommunikation brauchen und wollen wir?

Mitarbeiterin X antwortet seit Stunden nicht. Mitarbeiter Y stellt Dir ständig Meetings ein, die in Deinen Augen überflüssig sind. Jeder von uns kann sich bei den Beispielen vielleicht ein wenig wiederfinden. Durch die genannten Fragen bist Du in der Lage das WIE der Kommunikation zu klären. Wann ist es notwendig ein Meeting zu machen, welche Vorbereitung benötigt es, wann reicht vielleicht auch eine kurze Nachricht und besonders: Wie schnell können wir Antworten erwarten?

Wie nehmen Mitarbeiter*innen die Wertschätzung im Unternehmen wahr?

Wie gelingt regelmäßiges fachliches und emotionales Feedback?

Die Zufriedenheit aller zeronaut*innen liegt uns am Herzen. Daher ist es wichtig zu verstehen, ob sich jede*r Einzelne*r wertgeschätzt fühlt und wie wir als Unternehmen daran arbeiten können, die Wertschätzung noch besser auszudrücken.

Wie können wir dabei unterstützen, weiterhin produktiv zu bleiben?

Neben aller Fürsorge für das Team muss die Produktivität des Unternehmens gewährleistet sein. Durch entsprechende Fragen in diese Richtung findest Du heraus, welche Herausforderungen Mitarbeitende für ihre eigene Produktivität in der veränderten Situation sehen und welche Hilfestellungen das Unternehmen gegebenenfalls geben kann.

In welchem Verhältnis stehen Flexibilität, Produktivität und Überstunden?

Wie fühlen sich Deine Mitarbeiter*innen — haben sie das Gefühl mehr geleistet zu haben als vorher?

Die mentale Gesundheit ist im Remote Kontext noch stärker in den Vordergrund gerückt. Schaue auf das Team und untersuche, ob vermehrt Überstunden geleistet wurden und analysiere gemeinsam das Warum. Oft führt das Gefühl des „nicht gesehen Werdens“ dazu, dass Mitarbeitende mehr arbeiten, unter anderem um wahrgenommen zu werden.

Die Reflexion von Ritualen

Viele Firmen stehen vor der Herausforderung, ihre jeweilige Unternehmenskultur in einen virtuellen Kontext zu übersetzen. Dadurch wurden firmeninterne Rituale wie beispielsweise Stand Ups nicht mehr in Persona, sondern via Google Hangouts und anderen Tools abgehalten.

Die veränderten Rahmenbedingungen erfordern aber auch, die Umsetzung von Ritualen zu hinterfragen und Deine Mitarbeiter*innen bei der Weiterentwicklung einzubeziehen.

Was hat im analogen persönlichen Austausch besser funktioniert?

Wie bewertet ihr unsere virtuellen Rituale und warum?

Welche Anregungen und Veränderungswünsche gibt es im Team?

Egal wie aufwendig, versuche weiterhin die Besonderheiten des Miteinanders zu pflegen. Welche Rituale machen Deine Organisation und das Team besonders? Das Team ist und bleibt der Treibstoff des Firmenerfolgs.

Du hast Fragen oder brauchst Unterstützung bei Deinem Remote Konzept? Wir helfen Dir gerne weiter. Schreibe uns einfach eine Mail unter hello@zero360.de – wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.