Ein Handlungsfeld, das häufig im Rahmen von Organisationsanalysen auftaucht und das in vielen Organisationen zu Herausforderungen führt, sind unklare Verantwortlichkeiten. Was genau heißt das eigentlich? Wie wirken sich die unklaren Verantwortlichkeiten innerhalb einer Organisation aus und wie adressieren wir sie in unseren Formaten zur Organisationsentwicklung?

Anhand eines Beispiels aus einem aktuellen Projekt geben wir einen Einblick in die Herausforderungen und stellen den angewendeten Lösungsansatz vor.

Problemstellung

Im aktuellen Beispiel ergibt sich die Herausforderung insbesondere in der unklaren Abgrenzung zwischen operativen und strategischen Aufgaben. Alle Hierarchieebenen (Mitarbeitende, Teamleiter:innen, Abteilungsleitung, Bereichsleitung) sind stark ins Tagesgeschäft eingebunden, wodurch strategische Aufgaben oft vernachlässigt werden und die Definition und Umsetzung einer strategischen Ausrichtung depriorisiert werden. Dadurch wird nicht nur die Weiterentwicklung der Organisation gehemmt, es fehlt auch Orientierung für Entscheidungsfindung und Priorisierung im operativen Tagesgeschäft.

Betroffene Bereiche

• Innerhalb von Abteilungen
• Über Hierarchien hinweg (Teamleitung vs. Abteilungsleitung)
• Zwischen Abteilungen und Bereichen

Vorgehen bei der Bearbeitung

Schritt 1 – Abteilungsinterne Verantwortungsklärung

Sammlung und Zuordnung abteilungsinterner Aufgaben

• Jede Abteilung erfasst ihre Aufgaben systematisch.
• Mithilfe einer RACI-Matrix werden Verantwortlichkeiten über alle Hierarchien klar zugeordnet, insbesondere bei der Abgrenzung operativer und strategischer Aufgaben.

Ergebnis: Übersicht über abteilungsinterne Verantwortlichkeiten und Identifikation von Lücken.

Schritt 2 – Aufgabenabgleich über Abteilungen und Hierarchien hinweg

Klärung von Verantwortlichkeiten zwischen Abteilungen

• Aufgabenpakete werden abteilungsübergreifend gesammelt und innerhalb der Hierarchien analysiert (z.B. alle Aufgaben der Ebene Abteilungsleitung) und ebenfalls mit Hilfe einer RACI-Matrix festgehalten.

Ergebnis: Mehr Klarheit in der Zusammenarbeit und Übergaben zwischen Abteilungen.

Schritt 3 – Klärung von Verantwortlichkeiten zwischen Abteilungen

Klärung von Verantwortlichkeiten zwischen Abteilungen

• Einführung einer taktischen Verantwortungsebene für z.B. Prozessoptimierungen und Personalweiterentwicklung auf Teamleiterebene.
• Klare Zuordnung operativer Verantwortung auf der Ebene der Mitarbeitenden in Abgrenzung zu Verantwortung für die strategische Entwicklung.
• Schaffen von mehr Raum für die strategische Weiterentwicklung der Organisation und damit Erzielung von Mehrwerten für alle weiteren Verantwortungsebenen.

Ergebnis: Klare Zuordnung von operativer, strategischer, sowie Einführung taktischer Verantwortung für reibungslosere Abläufe.

Geschaffene Mehrwerte

1. Wir konnten erreichen, dass operative Themen künftig klar in der Verantwortung von Mitarbeitenden liegen und nur im Falle von Herausforderungen an die höheren Ebenen eskaliert werden. Für diese Fälle sind klare Prozesse vorgegeben.
   
2. Durch die zusätzliche Einführung des Verantwortungsbereichs „Taktisch“ (Optimierung von Prozessen, etc.) konnte der Ebene der Teamleitenden eine eigene und mehrwertstiftende Rolle weg vom Operativem zugeordnet werden. 
   
3. Die Ebene der Abteilungsleitung und Bereichsleitung hat nun durch die klare Abgrenzung von operativen Aufgaben mehr Raum für strategische Themen und kann die Organisation weiterentwickeln. 

Fazit

Obwohl das Thema Verantwortlichkeiten Bestandteil fast jeder Organisationsanalyse ist, zeigen sich die Auswirkungen ganz unterschiedlich. Hierfür bedarf es einer umfassenden Analyse von Ursachen und Wirkung, um die passenden Methoden und Maßnahmen für die Auflösung zu auszuwählen. Je nachdem welche Auswirkungen die unklaren Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation haben, kann sich deren Bearbeitung positiv auf die Aspekte Effizienz, Entscheidungsfindung, Erwartungsmanagement, Eigenverantwortung, Motivation und Entlastung des Top Management auswirken.